1、來(lái)訪(fǎng)前備案
短期外專(zhuān)來(lái)訪(fǎng)前，請(qǐng)按照國(guó)際合作與交流處主頁(yè)—辦事指南—外專(zhuān)聘請(qǐng)的要求進(jìn)行備案；
短期外專(zhuān)機(jī)票不得由外國(guó)專(zhuān)家自行購(gòu)買(mǎi)，校內(nèi)邀請(qǐng)人憑備案表和借支憑證到財(cái)務(wù)處借支票或匯款購(gòu)買(mǎi)。
2、到訪(fǎng)后準(zhǔn)備報(bào)銷(xiāo)材料
（1）《中國(guó)石油大學(xué)（北京）短期外國(guó)專(zhuān)家聘請(qǐng)備案表》，需加蓋國(guó)際合作交流處公章；
（2）在財(cái)務(wù)處主頁(yè)—下載中心中，下載填寫(xiě)《外籍專(zhuān)家短期來(lái)華訪(fǎng)問(wèn)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單》；
（3）來(lái)訪(fǎng)專(zhuān)家護(hù)照的首頁(yè)、簽證頁(yè)，出入境記錄頁(yè)；
（4）電子客票行程單和驗(yàn)真單（無(wú)法驗(yàn)真的請(qǐng)?zhí)峁┑菣C(jī)牌），其他費(fèi)用（如住宿、簽證費(fèi)）發(fā)票；
（5）以上材料（3）（4）需要外專(zhuān)、經(jīng)費(fèi)負(fù)責(zé)人、經(jīng)手人簽字確認(rèn)；如材料中有國(guó)外發(fā)票，還需要國(guó)際合作交流處相關(guān)人員審核簽字；
（6）請(qǐng)將以上材料以票據(jù)粘貼單大小為標(biāo)準(zhǔn)，整理粘貼整齊；
3、到新綜合樓南樓二層財(cái)務(wù)處辦理報(bào)銷(xiāo)手續(xù)
報(bào)賬時(shí)請(qǐng)攜帶經(jīng)費(fèi)卡、報(bào)銷(xiāo)材料，結(jié)算資金通過(guò)網(wǎng)銀轉(zhuǎn)賬直接打入經(jīng)費(fèi)卡負(fù)責(zé)人工資卡或部門(mén)公務(wù)卡中。